سياسة الإبلاغ - الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية

سياسة وإجراءات التبليغ عن الممارسات المخالفة

تمت الموافقة على هذه السياسة والإجراءات من قبل مجلس إدارة الشركة الدولية للموارد البشرية لتطبيقها على الشركة وشركاتها الفرعية.

(١) الغرض

تسعى الشركة الدولية للموارد البشرية من خلال هذه السياسة إلى تعزيز قيمها الأخلاقية ومبادئها وروح الفريق والعمل الجماعي والثقافة التنظيمية في جميع الأوقات، بما يعزز عملياتها وأنشطتها، وذلك وفقاً لقيمها الراسخة التي تنطلق منها عند ممارسة أعمالها وأنشطتها.

الثقافة التنظيمية في الشركة الدولية للموارد البشرية تعزز ثقافة النزاهة والالتزام والعزم والمجاهدة.

تُقر الشركة بأن جميع المنظمات تواجه مخاطر قد تنشأ من وقت لآخر بسبب إدارة وتسيير أنشطتها، مما قد يتسبب في الوقوع في بعض الأخطاء أو بسبب سوء التصرف غير المتعمد. ولذلك، ترى الشركة أن من واجبها اتخاذ التدابير المناسبة لتحديد هذه الحالات ومحاولة معالجتها من خلال تشجيع ثقافة الانفتاح والمساءلة داخل المنظمة، ومنع مثل هذه الحالات من الحدوث

الهدف من هذه السياسة هو التأكد من أن الموظفين وكل الأشخاص المعنيين لديهم الثقة والطمأنينة لإثارة أي مسائل ذات أهمية حقيقية دون خوف من المسؤولية أو من الانتقام منهم لاحقاً. وستأخذ أي مسائل يثيرونها على محمل الجد وسيتم التحقيق فيها على نحو مناسب وبصفة سرية.

تحدد الإرشادات التالية الإجراء الذي يمكن للأشخاص المعنيين، بما فيهم الموظفين، من خلاله الإبلاغ عن المخاوف المتعلقة بالممارسات الخاطئة التي تحدث في مكان العمل.

٢) الموظفون المسؤولون عن تنفيذ السياسات

يتولى مجلس الإدارة المسؤولية العامة عن سياسة الشركة الدولية للموارد البشرية في مجال الإبلاغ عن المخالفات أو الفساد.
يفوض مجلس الإدارة مسؤولية الإشراف والتنفيذ اليومي إلى الموظف المختص والذي يتم تعيينه أو تكليفه خصيصاً لهذه المسؤولية.
تقع على عاتق لجنة المراجعة بالإبلاغ عن المخالفات مسؤولية مراقبة ومراجعة تطبيق هذه السياسة وأية توصيات للتغيير في الشركة تأتي بعد التحقيق في الشكاوى بموجب هذه السياسة.
يُعتبر جميع المعنيين مسؤولين عن إنجاح هذه السياسة، ويجب عليهم التأكد من اتخاذ خطوات للكشف عن أي مخالفة أو سوء تصرف قد يصل إلى علمهم.

إذا كانت هناك أية استفسارات أو أسئلة حول مضمون أو تطبيق هذه السياسة، فيجب الاتصال بـ الموظف المختص بالإبلاغ عن المخالفات للإيضاح والرد على الاستفسارات اللازمة.

٣) من الذي تغطيه السياسة؟

تسري هذه السياسة على جميع الأفراد العاملين في الشركة الدولية للموارد البشرية على جميع المستويات والدرجات الوظيفية:

فريق الإدارة التنفيذية وكبار المديرين والموظفين (الدائمين والمؤقتين وبدوام جزئي).
المتدربون.
العملاء وأفراد الجمهور وموظفي الوكالات.
المستشارون الخارجيون، والشركاء الاستراتيجيون، وموردون وبائعون.

يُشار إلى جميع هؤلاء باسم “المعنيين” في هذه السياسة.

هؤلاء المعنيون هم الذين قد يصل إلى علمهم حدوث أي نوع من المخالفات أو سوء السلوك أو الممارسات غير المشروعة داخل المنظمة، إما من خلال مشاهدة هذه السلوكيات أو تم الإخطار بخصوصها كمعلومات سرية.

٤) ما هي البلاغات التي يتم تغطيتها؟

ينبغي العمل بهذه السياسة إذا كان هناك قلق حقيقي من وجود أسباب معقولة تدعو إلى الاعتقاد بأنَّ:

الاشتباه بحدوث سرقة أو عملية احتيال.
ارتكبت جريمة بالفعل أو يجري ارتكابها أو من المحتمل أن ترتكب.
الشخص قد فشل، أو قد يفشل، أو من المحتمل أن يفشل في الامتثال لالتزاماته القانونية سواء المستمدة من النظام الأساس أو اللوائح أو العقود.
تهديد الحالة الصحية وسلامة أي فرد كان أو جاري تهديدها، أو من المحتمل أن تكون مهددة بالهلاك.
إلحاق الضرر بالبيئة، أو جاري تضررها، أو من المحتمل أن تتضرر.
الإخفاء عمداً لأي مما سبق أعلاه، أو من المحتمل إخفائه.

المخاوف الخاصة التي قد تقع ضمن شروط هذه السياسة (في سياق أعمال الشركة الدولية للموارد البشرية) تشمل على سبيل المثال:

انتهاك قواعد السلوك والأخلاقيات الخاصة بالشركة.
انتهاك السرية.
الاحتيال المالي.
التعدي أو خرق متطلبات الصحة والسلامة.
الأفعال والتجاوزات التي قد تُعتبر غير قانونية.
الأفعال التي تتعارض مع السياسات أو الإجراءات المعمول بها أو خارج نطاق صلاحية الفرد.
تضارب المصالح أو أي إجراءات قد تضر بسمعة الشركة الدولية للموارد البشرية.

ملاحظات حول الإبلاغ:

ينبغي الإبلاغ أو الإفصاح عن المخاوف بحسن نية.
يحظر الإبلاغ عن اتهامات زائفة وكاذبة وكيدية بموجب هذه السياسة.
إذا كانت هناك شكوك فيما إذا كانت المسائل المثيرة للقلق تقع في نطاق البلاغات التي يتم تغطيتها (مثل الشكوك بشأن خرق للقانون أو التصرف خارج نطاق الصلاحية)، ينبغي الإبلاغ عن هذه المخاوف إلى الموظف المختص بالإبلاغ.

٥) كيف يتم التبليغ؟

قناة الإبلاغ: يجب الإبلاغ عن حالات أو أنشطة الغش المحتملة/أو الفعلية من خلال خط النزاهة (يتم إضافة خانة الشكاوى في الموقع ويتم إرفاق رابط الخانة). وقد يتم طرح قنوات أخرى مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني في المستقبل.
إضفاء الطابع الرسمي: يجب على الشركة الدولية للموارد البشرية لموظفيها وشركاتها الفرعية إضفاء شكلاً رسمياً على إبلاغهم وذلك بتقديم بلاغهم ومخاوفهم كتابة.
تحديد استخدام السياسة: يجب على أي شخص يثير المخاوف أن يذكر أنه يستخدم سياسة الإبلاغ عن المخالفات أو التجاوزات وحالات الفساد.
السرية: يجب على المبلغ أن يحدد ما إذا كان يرغب في أن تظل هويته سرية.
تفاصيل البلاغ المكتوب: يجب أن تُوجه جميع البلاغات المكتوبة رسمياً إلى الموظف المختص بالإبلاغ عن المخالفات ويجب أن تتضمن إن أمكن:
- فهماً واضحاً للمسألة التي يتم رفعها.
- أن تكون أحداثاً واقعية وليست مجرد تخمين.
- ذكر التاريخ والوقت والفترة المتعلقة بالبلاغ المشتبه فيه.
- طبيعة وظروف الإدعاء.
- اسم أو أسماء المتهمين والمبلغ المعني بالواقعة.

٦) التحقيق في البلاغ

إجراءات التحقيق:

الاستلام وبدء الفحص: بعد تقديم البلاغ مكتوباً بصفة رسمية، يقر الموظف المختص بالبلاغات عن المخالفات باستلام البلاغ، وسيتم اتخاذ الترتيبات المناسبة لفحص البلاغ وبدء التحقيق فيه. تلتزم الشركة بالتحقيق في البلاغات بشكل كامل وعادل وسريع حيثما تسمح الظروف بذلك.
التقييم الأولي: يقوم الموظف المختص بإجراء تقييم أولي للبلاغ لتحديد ما إذا كان هناك أي أسباب تدعو لإجراء تحقيق مفصل أو ما إذا كان البلاغ يستند إلى معلومات خاطئة أو كيدية.
التوصية: بناءً على التقييم الأولي، يوصي الموظف المختص إما بإغلاق البلاغ أو إجراء تحقيق مفصل.
الاستشارة والتفويض: يمكن للموظف المختص أن يفوض أو يستشير أو يطلب الإرشاد من الإدارات المعنية (مثال: استشارة الإدارة المالية إذا كان البلاغ مالياً). إذا كان البلاغ يتعلق بمسائل شخصية بين الموظفين، سوف يتم تفويض إدارة الموارد البشرية للنظر فيها وترفع إلى الإدارة القانونية إذا لزم الأمر.
التحقيق المطول: إذا كانت هناك ضرورة لتحقيق مطول، يقوم الموظف المختص بتعيين محقق أو فريق تحقيق يكون من بينهم أشخاص لديهم خبرات في إجراءات إدارة أماكن العمل أو معرفة بموضوع البلاغ.

التحقيق مع كبار الموظفين: في حال استوجب التقييم الأولي التحقيق مع كبار الموظفين، ينبغي أن تقوم لجنة المراجعة بتعيين لجنة خاصة للقيام بالتحقيق في ذلك.

التبليغ عن النتائج:

يتم رفع تقرير بالنتائج إلى لجنة المراجعة فور الانتهاء من المسائل وإغلاق ملفاتها عن طريق الموظف المختص.
تقوم لجنة المراجعة بإبلاغ مجلس الإدارة بملخص نتائج البلاغات والمخالفات ضمن التقارير الدورية التي تقدمها.
يقوم فريق التحقيق بتقديم توصيات للتغيير لتقليل مخاطر تكرار أي سوء سلوك أو مخالفة، وتكون لجنة المراجعة مسؤولة عن مراجعة هذه التوصيات وتطبيقها.

في حالة عدم الرضى عن التحقيق أو نتائجه، يجب على المبلغ أن يكتب مباشرة إلى أمين مجلس إدارة الشركة الدولية للموارد البشرية، وعليه يقوم أمين المجلس بتقديم الشكوى المكتوبة إلى الإدارة القانونية أو إدارة الالتزام.

٧) عدم الكشف عن الهوية

تدرك الشركة أن المبلغين قد يفضلون التبليغ دون الكشف عن هويتهم.

قد لا تستطيع الشركة ضمان التحقيق في جميع الادعاءات المجهولة، حيث يصعب التحقيق بطريقة سليمة دون الحصول على مزيد من المعلومات.

من الأفضل للمبلغين الكشف عن هويتهم لدى الموظف المختص.

٨) السرية:

سيتم التعامل مع جميع البلاغات بصفة سرية ولن يتم الكشف عن هوية المبلغ. فقط أولئك الذين تستدعي الحاجة إلى معرفتهم سوف يعلمون أو يشاركون في التحقيق. قد تكون هناك حالات نادرة تتطلب تحقيقاً خارجياً من قبل السلطات الحكومية ذات الصلة، وفي هذه الحالة قد يتم الكشف عن الهوية. بذل كل جهد ممكن للحفاظ على سرية هوية الشخص الذي يقوم بالتبليغ حتى يتم البدء في تحقيق رسمي على الأقل. يتوقع أن يبقى المبلغ عن المخالفات، وطبيعة المخالفة، وهوية المتورطين في سرية تامة. إذا رأت الشركة وجود ظروف قد يكون من الضروري فيها الكشف عن هوية المبلغ (مثل التحقيقات أو الإجراءات التأديبية أو القانونية)، ستبذل ما في وسعها لإخطار المبلغين عن المخالفات.

٩) حماية ودعم المبلغين عن المخالفات

ينبغي ألا يتعرض أي من المعنيين ممن يقومون بالتبليغ بحسن نية لأي ضرر نتيجة لهذا التبليغ. يشمل الضرر العمل التأديبي غير المبرر أو الإيذاء. إذا رأى المبلغون أنهم يتعرضون للضرر داخل مكان العمل، يجب عليهم إبلاغ الموظف المختص على الفور. سيخضع الموظفون الذين يتعرضون للمبلغين أو يثأرون منهم إلى إجراءات تأديبية بموجب هذه السياسة. إذا خلص التحقيق إلى أن التبليغ قد تم بهدف الكيد أو الإضرار أو بسوء نية أو بهدف تحقيق مكاسب شخصية، سيخضع المبلغون للإجراءات التأديبية. الأشخاص الذين يختارون التبليغ بطرق أخرى دون اتباع هذه الإجراءات قد لا يحصلون على الحماية المذكورة أعلاه.

١٠) التقدير

بناءً على طبيعة وخطورة البلاغ، قد يوصي الموظف المختص بالطريقة المناسبة لتقدير الشخص المبلغ عن المخالفة إلى لجنة المراجعة للموافقة عليها.

يتم تحديد آلية وطريقة التقدير من قبل الرئيس التنفيذي للشركة الدولية للموارد البشرية ومدير الموارد البشرية، على أن يتم اعتمادها من قبل لجنة المكافآت والترشيحات بالشركة.

ينطبق هذا التقدير فقط في حال:

- كشف المبلغ عن هويته كاملة.
- ساعد في التحقيق من خلال تقديم البراهين والأدلة.

١١) مراجعة وتعديل هذه السياسة

يقوم مجلس الإدارة بمراجعة هذه السياسة بصفة دورية (كل ثلاث سنوات على سبيل المثال وكلما دعت الضرورة) لضمان تماشيها مع القواعد والأنظمة وأنها مستوفية لمتطلبات أصحاب المصالح المختلفة.